Акт наданих послуг для ФОП у 2026: коли потрібен, а коли вистачить рахунку

Коротко. З 1 квітня 2026 року окремий акт наданих послуг не обов’язковий, якщо одночасно виконано три умови: у письмовому договорі прямо передбачено, що послуги підтверджуються документом виконавця без підпису замовника; у цьому документі (наприклад, рахунку) вказано дату чи період надання послуг; операцію відображено в обліку в тому періоді, коли її здійснено. Якщо такого пункту в договорі немає, а також для бюджетних коштів, оренди держмайна, будівельного підряду й благодійності — акт, як і раніше, підписують обидві сторони.

Акт виконаних робіт (наданих послуг) роками був обов’язковим «закриваючим» документом: виконавець робить роботу, обидві сторони підписують акт, бухгалтерія замовника ставить витрати. У 2026 році правила змінилися. Розбираємо, що саме змінилося, коли акт потрібен і досі, що має бути в документі та як оформити рахунок замість акта.

Що змінилося з 1 квітня 2026 року

24 лютого 2026 року Верховна Рада ухвалила Закон № 4791-IX «Про внесення зміни до статті 9 Закону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні“ щодо спрощення оформлення первинних документів з надання послуг». Він набрав чинності 1 квітня 2026 року.

Закон додав до статті 9 Закону про бухоблік новий абзац:

«Якщо первинний документ містить інформацію про дату (період) надання послуг, виконання робіт або найму (оренди), то відсутність передбачених абзацами шостим і сьомим цієї частини реквізитів із сторони замовника послуг (робіт) або наймача (орендаря) не є порушенням вимог до оформлення первинного документа, за умови що такий порядок документування господарських операцій передбачено договором, укладеним у письмовій формі, і такі господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення».

Простими словами: первинний документ про послуги може не мати посади й підпису замовника. Достатньо документа, складеного й підписаного виконавцем. Таким документом може бути рахунок, рахунок-фактура чи акт без підпису замовника.

Важливо: закон не скасовує акт і не скасовує первинні документи. Він лише дозволяє не збирати підпис замовника, якщо сторони так домовилися.

Три умови, за яких акт можна не підписувати з обох сторін

1. Письмовий договір прямо передбачає такий порядок. Без цього пункту правило не діє, навіть якщо сторони усно домовилися.
2. У документі вказано дату або період надання послуг чи виконання робіт.
3. Операцію відображено в обліку в періоді її здійснення, а не «заднім числом» чи наперед.

Оплата рахунку в законі умовою не названа. Але виписка про оплату — хороший додатковий доказ, що послугу прийнято. Зберігайте її разом із рахунком.

Для яких операцій нове правило не діє

Закон прямо перелічує винятки. Для них акт, як і раніше, підписують обидві сторони:

• операції, оплата за які здійснюється за рахунок публічних коштів (бюджетні установи, держпідприємства, публічні закупівлі);
• найм (оренда) державного або комунального майна;
• договори будівельного підряду і проєктно-вишукувальних робіт;
• пожертва, благодійна або гуманітарна допомога.

Чи стосується це ФОП

Закон про бухоблік формально регулює облік юридичних осіб. ФОП на єдиному податку бухоблік за ним не веде — він веде облік доходів за Податковим кодексом. Але нове правило важливе саме для ФОП-виконавців.

Ваш клієнт-компанія веде бухоблік і має підтвердити свої витрати первинним документом. Раніше для цього потрібен був акт з підписами обох сторін. Тепер, якщо у вашому договорі є пункт про документ без підпису замовника, клієнту вистачить вашого рахунку з періодом послуг. Ви економите час на збиранні підписів, клієнт — на документообігу.

Якщо ваш клієнт — фізична особа, а не бізнес, акт зазвичай не потрібен: послугу підтверджують домовленість і оплата. Але для дорогих послуг акт усе одно корисний як доказ на випадок спору.

Коли акт усе одно краще скласти

Навіть коли закон дозволяє обійтися без акта, підписаний обома сторонами акт залишається найнадійнішим доказом, що роботу прийнято без претензій. Складайте акт, якщо:

• немає письмового договору або в договорі немає пункту про документ без підпису замовника;
• операція входить до винятків зі списку вище;
• робота виконується поетапно і кожен етап треба приймати окремо;
• сума велика або є ризик спору щодо якості чи обсягу робіт;
• клієнт сам просить акт — його бухгалтерії так звичніше, і сперечатися немає сенсу.

Обов’язкові реквізити акта

Стаття 9 Закону про бухоблік визначає обов’язкові реквізити будь-якого первинного документа. Для акта наданих послуг вони виглядають так:

Реквізит за законом	Як заповнити в акті
Назва документа	«Акт наданих послуг» або «Акт виконаних робіт»
Дата складання	Дата підписання, не раніше фактичного завершення робіт
Назва того, від імені кого складено документ	ПІБ ФОП або назва компанії, код РНОКПП чи ЄДРПОУ
Зміст і обсяг операції, одиниця виміру	Перелік послуг, кількість, одиниця (год, послуга, міс), ціна, сума
Посади відповідальних осіб	Наприклад, «ФОП» і «Директор»
Підпис або інші дані для ідентифікації	Власноручний підпис або кваліфікований електронний підпис (КЕП)

Що варто додати на практиці

Закон цього не вимагає, але з такими даними акт значно зрозуміліший для бухгалтерії й надійніший у спорі:

• номер і дата договору, на підставі якого надано послуги;
• період надання послуг — наприклад, «з 1 по 31 жовтня 2026 р.»;
• загальна сума цифрами й прописом;
• позначка «Без ПДВ» або сума ПДВ, якщо ви платник;
• IBAN і банк виконавця;
• фраза «Послуги надано в повному обсязі. Сторони претензій одна до одної не мають».

Зразок акта наданих послуг для ФОП

Так виглядає акт, складений у нашому генераторі. Усі обов’язкові реквізити на місці, сума прописом і позначка про ПДВ формуються автоматично.

Створити акт онлайн безкоштовно → Заповніть сторони й послуги — отримаєте готовий PDF за хвилину, без реєстрації. Якщо ви вже виставили рахунок у кабінеті, акт з нього створюється одним кліком.

Як працювати без акта: рахунок замість акта

Крок 1. Додайте пункт у договір

Без цього пункту нове правило не діє. Приклад формулювання:

«Факт надання послуг підтверджується рахунком (рахунком-фактурою), складеним і підписаним Виконавцем, із зазначенням періоду надання послуг. Окремий акт наданих послуг Сторони не складають, підпис Замовника на такому документі не вимагається. Операції відображаються в обліку в періоді їх здійснення».

Це орієнтовний текст. Перед підписанням звірте його з юристом чи бухгалтером, особливо якщо договір уже діє: зміни вносяться додатковою угодою.

Крок 2. Оформіть рахунок як первинний документ

Рахунок, що замінює акт, має містити всі обов’язкові реквізити зі статті 9 (таблиця вище) і обов’язково:

• дату або період надання послуг — це прямо вимагає закон;
• конкретний перелік послуг, а не загальне «консультаційні послуги»;
• підпис виконавця.

Створити рахунок онлайн → У полі «Підстава» вкажіть договір, а період послуг — у назві послуги, наприклад: «Ведення сторінки в Instagram за жовтень 2026 р.».

Крок 3. Зберігайте докази разом

У разі перевірки чи спору підтвердженням реальності операції будуть разом: договір із потрібним пунктом, рахунок, банківська виписка про оплату, а також листування, звіти чи результати роботи.

Акт чи рахунок: як вибрати

Ситуація	Що оформити
Є письмовий договір із пунктом про документ без підпису замовника	Рахунок із періодом послуг, акт не обов’язковий
Договору немає або в ньому немає такого пункту	Акт, підписаний обома сторонами
Бюджетні кошти, будівельний підряд, оренда держмайна, благодійність	Лише акт, підписаний обома сторонами
Клієнт просить акт	Акт: так простіше для його бухгалтерії
Поетапні роботи, великі суми	Акт за кожен етап

Печатка й електронний підпис

Печатка не обов’язкова. З 2017 року, після Закону № 1982-VIII, ні ФОП, ні компанії не зобов’язані ставити печатку на документах. Якщо печатка у вас є і клієнт звик до неї — можна ставити, але її відсутність не є порушенням.

Акт можна підписати електронно. Документ із кваліфікованим електронним підписом (КЕП) має таку саму юридичну силу, як паперовий із власноручним підписом. PDF з нашого генератора можна підписати КЕП у будь-якому сервісі електронного документообігу або через Дія.Підпис і надіслати клієнту.

Скільки примірників і скільки зберігати

• Паперовий акт складають у двох примірниках — по одному для кожної сторони.
• Електронний акт — це один файл, який підписують обидві сторони.
• Зберігати первинні документи потрібно не менше 1095 днів з дня подання податкової звітності, для якої їх використано (п. 44.3 Податкового кодексу). На практиці зручніше зберігати довше — договори й акти можуть знадобитися в спорі.

Типові помилки

1. Дата акта раніша за фактичне виконання робіт. Акт не може підтверджувати послугу, якої ще не було.
2. Немає періоду надання послуг. Для документа без підпису замовника це пряма вимога закону.
3. Розмитий опис. «Консультаційні послуги» чи «маркетингові послуги» без деталей викликають питання в податкової. Пишіть, що саме зроблено.
4. Суми в договорі, рахунку й акті не збігаються. Перевіряйте перед відправкою.
5. Рахунок замість акта без пункту в договорі. Без письмової домовленості такий рахунок не замінює акт.

Часті запитання

Чи обов’язковий акт наданих послуг для ФОП у 2026 році?

Ні, якщо в письмовому договорі прямо передбачено документування послуг без підпису замовника, у документі вказано період послуг, а операцію відображено в обліку вчасно. В усіх інших випадках і для винятків із закону акт потрібен.

Чи можна замінити акт рахунком-фактурою?

Так, з 1 квітня 2026 року, якщо такий порядок прописаний у письмовому договорі, а рахунок містить усі обов’язкові реквізити й дату або період надання послуг.

Чи є акт первинним документом?

Так. Акт наданих послуг — первинний документ, що підтверджує господарську операцію. Після змін 2026 року первинним документом про послуги може бути й рахунок, підписаний лише виконавцем, за умов закону.

Чи потрібна печатка на акті?

Ні. Печатка не є обов’язковим реквізитом первинного документа з 2017 року.

Чи потрібен підпис замовника на акті?

Якщо акт складається за загальними правилами — так. Без підпису замовника документ дійсний лише за умов Закону № 4791-IX: пункт у договорі, період послуг, своєчасне відображення в обліку.

Скільки примірників акта складати?

Паперовий акт — два примірники, по одному для кожної сторони. Електронний — один файл із підписами обох сторін.

Чи можна підписати акт КЕП?

Так. Акт, підписаний кваліфікованим електронним підписом, має таку саму силу, як паперовий. Його можна підписати в сервісі електронного документообігу або через Дія.Підпис.

Корисні інструменти

• Акт виконаних робіт онлайн — готовий PDF з усіма реквізитами за хвилину.
• Рахунок-фактура онлайн — рахунок, який можна використати замість акта.
• Розпізнавання реквізитів — вставте реквізити клієнта з тексту чи фото, і вони розкладуться по полях.

Стаття має довідковий характер і не є юридичною консультацією. У складних випадках зверніться до бухгалтера чи юриста. Джерело: Закон України № 4791-IX від 24.02.2026.